Tiết kiệm giấy khi in trang Web

06:14 |

Việc in một trang Web đang xem thường không nằm trọn vẹn trong một trang giấy A4, mặc dù nôi dung cần in chưa hết trang A4.
Điều nầy sẽ gây lãng phí giấy in. Sở dĩ như vậy là do cấu trúc trang Web đang xem, xung quanh nội dung cần in chứa nhiều hình ảnh vượt trang A4, hoạc chúng giản ra khi in...
Do vậy để tiết kiệm giấy, bạn có thể cài chương trình tạo máy in PDF ảo như TinyPDF tại đây: http://www.mediafire.com/?whv937o3p1qcip1
hoặc https://www.box.com/s/2r7tg4z4houy8ebmzckq

In trước bằng máy in ảo nầy để được file *.pdf. Sau đó mở file PDF và chỉ in trang có nội dung cần in.

Một sô tùy chọn khi in

06:15 |

Khi bạn muốn in văn bản hoặc ảnh, một hộp thoại các tùy chọn khi in sẽ xuất hiện. Bạn có thể chọn in toàn văn bản, hay chỉ một đoạn hoặc một vài trang… Dưới đây là những tùy chọn phổ biến và quan trọng mà bạn nên biết.

Print

Các tùy chọn ở phần Print như sau:
1. Name: Nơi để lựa chọn máy in
2. Properties: Kích vào đây để đặt các thiết lập cho máy in như chất lượng giấy,…
3. Print to file: Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn lưu ở dạng tập tin sẵn sàng để in thay vì in hẳn ra. Tập tin dạng này có thể in được ở tất cả các máy tính, kể cả những máy không cài Word.

Để lưu ở dạng tập tin để in, hãy làm như sau: Chọn máy in ở phần “Name”. Tích vào “Print to file” rồi chọn Ok. Một hộp thoại “Print to file” sẽ xuất hiện. Ở phần “File name”, hãy gõ tên tập tin bạn muốn (nhớ chọn ổ đĩa và thư mục bạn muốn lưu tập tin), sau đó ấn Ok.

Page range

Phần “Page range” gồm các tùy chọn để in một phần của văn bản, những tùy chọn quan trọng là:
1. AH: in toàn bộ văn bản. Mặc định tùy chọn này sẽ được chọn.
2. Current Page: chỉ in trang văn bản hiện tại (trang có trỏ chuột).
3. Selection: chỉ in đoạn văn bản được bôi đen. Nếu không có đoạn văn bản nào được bôi đen thì tùy chọn này sẽ bị mờ đi.
4. Pages: chỉ in những trang được chọn. Bạn có thể gõ số trang muốn in, ví dụ như 1 để in trang 1, 1-10 để in từ trang 1 đến trang 10. Để in các trang khác nhau chỉ cần gõ số trang và cách ra bằng dấu phẩy.

Copies

Phần Copies gồm các tùy chọn về số lượng bản in.
1. Number of Copies: số lượng bản in ra. Bạn có thể in nhiều bản cùng lúc.
2. Collate: Nếu bạn chọn in nhiều bản ở “Number of Copies” thì đây là chỗ để bạn chọn cách in. Nếu bạn chọn Collate tức là toàn bộ các trang của văn bản sẽ được in rồi mới tiếp tục in tiếp bản tiếp theo. Nếu bạn không chọn, thì máy sẽ in tất cả trang 1, rồi trang 2, rồi tiếp tục.

Zoom

Phần “Zoom” gồm các tùy chọn để điều chỉnh cỡ in của trang giấy.
1. Pages per sheet: tùy chọn số trang sẽ được in trên một mặt giấy. Mặc định là một trang một mặt, nếu bạn chọn nhiều hơn, Word sẽ tự điều chỉnh cỡ của các trang cho phù hợp.
2. Scale to paper size: kéo giãn hoặc thu nhỏ văn bản để vừa với cỡ giấy. Bạn hãy chọn tùy chọn bạn muốn trong danh sách. Mặc định là “No Scaling” – không kéo giãn. Tùy chọn này chỉ áp dụng cho bản in và không ảnh hưởng đến thiết lập trong ‘Page Setup” của bạn.

Tiết kiệm mực in phun

02:27 |

Khi cần trang bị một máy in bạn thường chọn dòng máy in phun (inkjet) bởi vì giá của chúng thấp hơn khá nhiều so với máy in laser. Tuy nhiên, máy in phun rất mau hết mực, hơn thế nữa chi phí thay mới một hộp mực phun có khi xấp xỉ giá của một máy in phun mới. Một vài thủ thuật nhỏ sau đây sẽ giúp bạn tiết kiệm mực in và bảo quản máy in tốt hơn.
Bảo quản cẩn thận: Việc giữ sạch các bộ phận cơ khí bên trong sẽ bảo đảm cho máy in luôn vận hành ở tình trạng tốt nhất. Bạn có thể sử dụng một bình xịt hơi để làm sạch bụi bẩn và các mẩu giấy vụn ra tại các khe dẫn giấy cũng như các thành phần chuyển động khác.
---Hãy bảo đảm rằng các lỗ phun mực nhỏ trên đầu in không bị dính mực khô. Nguyên nhân phổ biến nhất của việc gây tắc nghẽn là do máy in ít vận hành, do vậy bạn nên in ít nhất một bản in mỗi tuần để làm sạch các lỗ phun mực. Nhiều máy in phun được trang bị một chương trình làm sạch các đầu phun mực, nhờ đó có khả năng hạn chế tình trạng nghẹt mực xảy ra.
Không may mắn, những chương trình này thường gây tốn mực, do vậy bạn nên sử dụng một cách cân nhắc. Nếu việc chạy chương trình này không mang lại hiệu quả, bạn cần in một trang khác để tận dụng mực trước khi chạy lại chương trình đó. Ngoài ra, có một số máy in có khả năng tự động làm sạch đầu phun khi bật máy.
Tiết kiệm mực: Một cách khác để hạn chế sự hao phí mực là giảm chất lượng bản in xuống. Một số máy in được trang bị một nút điều chỉnh chất lượng bản in, tuy nhiên bạn cũng có thể nhấn phải chuột lên biểu tượng máy in đang dùng trong cửa sổ Printer and Faxes và tìm đến mục thiết lập chất lượng bản in. Nếu có máy in phun màu nhưng lại thường xuyên thực hiện in đen trắng thì bạn nên vô hiệu hóa cài đặt in màu. Với một vài máy in, việc này không chỉ giúp bạn tiết kiệm mực mà còn giúp tăng tốc độ in.
---Để tránh trường hợp phải thay đổi cài đặt chất lượng bản in (hoặc bất kỳ cài đặt nào khác) ở mỗi lần in, bạn cần tạo riêng một cài đặt máy in cho từng nhu cầu khác nhau. Ví dụ, tạo một cài đặt mang tên "Draft" dành cho việc in ở độ phân giải thấp và một cài đặt khác mang tên "Final" dành cho việc in ở chất lượng cao nhất.
---Ngoài ra, bạn cần quan tâm đến 3 yếu tố sau đây để có thể sử dụng máy in có hiệu quả tốt nhất:
Đầu phun: là nhân tố quan trọng trong việc in ấn, ảnh hưởng đến chất lượng của trang in. Mỗi máy in, khi thiết kế cũng được chế tạo kèm theo một bộ phận có chức năng làm sạch bụi bám trên đầu phun, nó thường được kích hoạt một cách ngẫu nhiên khi máy in hoạt động nhưng có thể vì lý do sử dụng lâu ngày hoặc bị lỗi của chương trình mà nó không hoạt động được.
Giấy in: Nên dùng các loại giấy tốt, kích cỡ đồng đều. Các loại giấy rẻ, nhăn nheo hay in 2 mặt giấy có thể bị kẹt giữa các bánh răng làm ảnh hưởng đến cơ cấu truyền động, làm cong đầu phun, tăng áp lực mực hoặc hư hỏng các bộ phận nén áp ở trong máy.
Mực in: Ngoài thị trường hiện nay có khá nhiều loại mực in giá rẻ. Tuy nhiên, các loại mực in này đa phần có nhiều tạp chất, không thể thoát ra hết khỏi đầu phun rất nhỏ trong máy in. Những cặn bẩn này lâu ngày sẽ tích tụ ở đầu phun và gây "tét" đầu phun khi có áp lực mực trong lúc in ấn. Tùy theo số lượng trang in mỗi tháng và máy in có "xịn" hay không mà bạn nên chọn loại mực in phù hợp.
---Có rất nhiều sản phẩm cho bạn lựa chọn, như mực in Inktec có xuất xứ từ Hàn Quốc. Inktec sử dụng những nguyên liệu chất lượng cao, được pha trộn một cách hợp lý để bảo vệ đầu phun máy in. Do đó, mực Inktec hầu như không hại cho đầu phun mà còn cho phép mực bơm ra một cách đều đặn với tốc độ cao, bản in sắc nét và bắt mắt.

In cả thư mục trong Windows

02:24 |

Nếu có nhiều tài liệu cần in nhưng chúng lại được phân chia ra nhiều file khác nhau, tại sao bạn không tìm cách in cả thư mục chứa những file đó thay vì phải in từng tệp tin một?
Hai cách làm sau sẽ giúp bạn thực hiện được điều này.
Cách thứ nhất
Tạo ra một menu ngữ cảnh có lệnh in thư mục. Lệnh này sẽ gửi toàn bộ file chứa trong thư mục tới máy in một cách đồng thời. Trong Windows XP, bạn thực hiện theo các bước sau:
Tạo một file batch bằng Notepad vào dán vào đó đoạn text sau:
@echo off
dir %1 /-p /o:gn >
“%temp%Listing”
start /w notepad /p
“%temp%Listing”
del “%temp%Listing”
exit
Hãy lưu file này bằng tên: %windir%Printdir.bat.
Tiếp theo, bạn mở Control Panel - Folder Options, nhấn vào thẻ tab File Types, rồi chọn tiếp thẻ Advanced. Trong hộp Edit File Type, bạn nhấn New; rồi trong hộp Action, bạn gõ từ Print Directory Listing.
Tiếp theo, trong hộp Application used to perform action, bạn gõ từ printdir.bat. Nhấn OK và đóng tất cả các hộp lại.
Khi cần in thư mục nào, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào chúng và chọn lệnh in Print Directory Listing là xong!
Cách thứ 2
Đỡ vất vả hơn là sử dụng phần mềm Directory Printer của hãng Karen. Công cụ này sẽ giúp hiển thị tên tệp tin, kích cỡ, phần mở rộng, ngày/tháng chỉnh sửa cuối cùng và các thuộc tính liên quan.
Ngoài ra, danh sách các file sẽ được liệt kê thông qua bộ lọc với nhiều lựa chọn khác nhau. Khi cài đặt Directory Printer, phần mềm này cho phép bạn lựa chọn tích hợp vào menu ngữ cảnh, để khi cần thiết chỉ cần nhấn chuột phải là in được cả thư mục.
Người dùng có thể tải về Directory Printer (v 5.3.1) từ địa chỉ: http://www.karenware.com/powertools/ptdirprn.asp - dung lượng 1,25MB, tương thích với Windows XP và Vista.

Tránh in văn bản ngoài ý muốn

02:21 |

-Có thể hàng ngày bạn vẫn soạn thảo tài liệu bằng chương trình Word, nhưng vì yêu cầu an toàn thông tin mà bạn tuyệt đối không được in ra một khi chưa cần thiết. Tuy nhiên, chức năng Print trên thanh công cụ của Word luôn thường trực sẵn sàng để thực hiện lệnh in cho dù bạn nhỡ tay bấm nhầm. Để khống chế chức năng in tức thời không cần xác nhận của Word, bạn có thể thiết lập tùy chọn thông báo trước khi thi hành lệnh in. Tùy chỉnh này rất cần thiết trong trường hợp bạn thường xuyên xử lý hay xem lại những trang tài liệu bí mật nhất là trong văn phòng sử dụng máy in nối mạng. Bạn truy cập trình đơn Tools/Options, rồi chọn tiếp thẻ Security. Sau đó nhấn chuột đánh dấu mục Warn before printing… và bấm nút OK. >>>Đánh dấu kiểm vào box tô đỏ để tránh in nhầm Nếu bạn sử dụng phiên bản Word 97 thì các bước thiết lập được thực hiện theo một cách khác. Trước hết bạn cần nhấn vào nút Office có biểu tượng đặt tại góc đỉnh phía trái màn hình. Chọn nút Word Options, kế tiếp chọn Trust Center trong danh sách xổ xuống, rồi chọn nút Trust Center Settings và nhấn vào Privacy Options. >>>Ngoài ra còn có một cách định dạng khác đối với những tài liệu mang nội dung riêng tư, đơn giản đó là giải pháp không cho in văn bản ra giấy. Bạn cần lựa chọn toàn bộ trang văn bản (Ctrl+A), sau đó bấm nút chuột phải và chọn mục Font trong trình đơn thả, đánh dấu vào mục Hidden rồi ấn nút OK. Kết thúc bước này, nội dung văn bản của bạn đã được ẩn đi. Để hiện lại trên màn hình, bạn vào trình đơn Tools/Options, chọn tiếp thẻView và nhấn đánh dấu mục Hidden text sau đó đừng quên nhấn nútOK. Hoàn thành bước này, toàn bộ nội dung văn bản hiển thị trở lại trên màn hình tuy nhiên nếu in bạn sẽ chỉ được kết quả là trang giấy trắng.

Hủy lệnh in ngay lập tức

02:18 |

-Khi đang in một vài trong số hằng trăm trang giấy, bạn nhận thấy có sự cố và muốn dừng lệnh in ngay lập tức. Cách duy nhất lúc này bạn có thể nghĩ tới là bấm nút tắt máy in trong khi nó đang hoạt động. Điều này sẽ làm giảm tuổi thọ máy in rất nhiều. Nếu bạn áp dụng thủ thuật nhỏ sau đây, bạn có thể ngừng ngay hoạt động của máy in một cách an toàn và hiệu quả. -Đầu tiên, bạn hãy vào menu Start ; Run rồi gõ lệnh CMD, nhấn Enter. Trong dấu nhắc tại cửa sổ CMD này, bạn hãy nhập vào dòng lệnh net stop spooler, nhấn Enter. Sau đó, chờ trong giây lát để Windows nhận lệnh mà tạm huỷ các máy in cũng như các lệnh in có trong bộ nhớ của hệ thống. -Lúc này, bạn hãy nhập vào dòng lệnh net start spooler rồi nhấn Enter để Windows khôi phục lại các máy in có trong hệ thống của bạn. Lệnh in đã bị huỷ bỏ an toàn. Cuối cùng, bạn nhập dòng lệnh Exit để thoát khỏi cửa sổ CMD.

Tinh chỉnh độ nét của trang in

02:14 |

-Để làm được việc này, hãy vào Start > Settings > Control Panel ; Printers and Faxes. Bấm chọn máy in, nhấn Shift + F10 rồi chọn mục Properties. -Trong cửa sổ điều chỉnh hiện ra, chọn thẻ Maintenance và bấm chọn Print Head Alignment. Bây giờ, hãy kiểm tra lại xem giấy đã nạp vào khay chưa, mực còn đủ để in không, máy in đã bật lên chưa và đang trong chế độ chờ hay đang bị treo? -Nếu máy bị treo, bạn phải khởi động lại máy in và máy tính rồi thực hiện lại các bước vừa nêu. Nếu mọi thứ bình thường, nhấn OK hai lần để qua bước tiếp theo. -Trước tiên, máy in sẽ tự động lau chùi đầu in, và trong khi máy làm công việc này, đèn nguồn sẽ nhấp nháy màu đỏ. Hãy bảo đảm là không có sự cố về điện, vì nếu máy in bị tắt giữa chừng, nó có thể gây ra những sự cố không thể khắc phục. Sau khi lau chùi xong, máy sẽ hiển thị kết quả về cách bố trí các đầu in. Nhấn OK để xác nhận rằng bạn đã thấy kết quả hiển thị. -Bây giờ, hãy lấy tờ giấy in mẫu ra, kiểm tra chữ số hiển thị trong đó rồi nhập vào màn hình trên máy tính. Nhấn OK để tiếp tục. Trong tờ giấy in, bạn chọn cột A, đếm số dòng kẻ màu đen có trong cột đó và điền vào trong khung Column A. Làm tương tự cho các cột B, C, D, E, F, G, H để có các thông số chính xác cho từng column tương ứng. Lưu ý là sau khi nhập xong giá trị mỗi Column, hãy bấm Send để gửi thông tin này cho máy tính. -Cuối cùng, nhấn OK để xác nhận thông tin và để máy in chỉnh sửa lại các đầu in sao cho việc in sau này sẽ cho ra những trang tốt nhất.

Tránh in văn bản ngoài ý muốn

06:25 |

Tránh in văn bản ngoài ý muốn --Có thể hàng ngày bạn vẫn soạn thảo tài liệu bằng chương trình Word, nhưng vì yêu cầu an toàn thông tin mà bạn tuyệt đối không được in ra một khi chưa cần thiết. Tuy nhiên, chức năng Print trên thanh công cụ của Word luôn thường trực sẵn sàng để thực hiện lệnh in cho dù bạn nhỡ tay bấm nhầm. --Để khống chế chức năng in tức thời không cần xác nhận của Word, bạn có thể thiết lập tùy chọn thông báo trước khi thi hành lệnh in. Tùy chỉnh này rất cần thiết trong trường hợp bạn thường xuyên xử lý hay xem lại những trang tài liệu bí mật nhất là trong văn phòng sử dụng máy in nối mạng. Bạn truy cập trình đơn Tools/Options, rồi chọn tiếp thẻ Security. Sau đó nhấn chuột đánh dấu mục Warn before printing… và bấm nút OK. Đánh dấu kiểm vào box tô đỏ để tránh in nhầm Nếu bạn sử dụng phiên bản Word 97 thì các bước thiết lập được thực hiện theo một cách khác. Trước hết bạn cần nhấn vào nút Office có biểu tượng đặt tại góc đỉnh phía trái màn hình. Chọn nút Word Options, kế tiếp chọn Trust Center trong danh sách xổ xuống, rồi chọn nút Trust Center Settings và nhấn vào Privacy Options. --Ngoài ra còn có một cách định dạng khác đối với những tài liệu mang nội dung riêng tư, đơn giản đó là giải pháp không cho in văn bản ra giấy. Bạn cần lựa chọn toàn bộ trang văn bản (Ctrl+A), sau đó bấm nút chuột phải và chọn mục Font trong trình đơn thả, đánh dấu vào mục Hidden rồi ấn nút OK. Kết thúc bước này, nội dung văn bản của bạn đã được ẩn đi. Để hiện lại trên màn hình, bạn vào trình đơn Tools/Options, chọn tiếp thẻ View và nhấn đánh dấu mục Hidden text sau đó đừng quên nhấn nút OK. Hoàn thành bước này, toàn bộ nội dung văn bản hiển thị trở lại trên màn hình tuy nhiên nếu in bạn sẽ chỉ được kết quả là trang giấy trắng.