Thủ thuật trong word

Thủ thuật trong word
+Để tắt màn hình khởi động (plash screen) của Word
Vào Start - Run gõ winword /q nhấn OK , lập tức Word sẽ chạy mà không xuất hiện màn hình khởi động . Bạn có thể tạo shortcut để thực hiện nhanh hơn . Nhấn chuột phải ở màn hình Desktop chọn New - Shortcut .
Sau đó chuyển đến thư mục cài Word thường là C:\Program Files\Microsoft Office\Office11 thay đổi đĩa C thành ổ đĩa cài Word) và chọn WINWORD.exe nhấn OK
Lúc này sẽ xuất hiện đầy đủ đường dẫn của chương trình và bạn chỉ cần thêm /q vào cuối dòng (có khoảng trắng giữa đường dẩn chính và tham số /q) .
 Nhấn Next , đặt tên là Microsoft Office Word 2003 nhấn OK
+Chèn công thức toán vào văn bản Word:
Để chèn một công thức toán học vào văn bản, World có riêng một tiện ích cho công việc này, đó là Microsoft Equation.
-Chạy Equation
Mỗi lần cần chèn công thức toán học, bấm Insert > Object. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Create New, bấm chuột vào mục bất kỳ trong khung Object type và gõ nhiều lần chữ M để đến mục chọn Microsoft Equation 3.0, bấm OK.
Nếu việc chèn công thức toán học là thường xuyên, bạn nên đặt thường trực biểu tượng của Microsoft Equation trên một thanh công cụ nào đó bằng cách: Bấm chuột phải lên bất kỳ thành công cụ nào, chọn View > Customize. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Commands, bấm chọn mục Insert trong khung Categories, tìm và bấm giữ chuột trái trên mục Equation Editor (ở khung Commands) kéo bỏ lên thanh công cụ (ví dụ thanh Standard).
Nếu không tìm thấy mục Microsoft Equation (hoặc Equation Editor) trong hai thao tác trên là do quá trình cài bộ Microsoft Office chưa cài tiện ích này. Khi đó bạn phải cài bổ sung từ đĩa cài đặt Microsoft Office. Hoặc đưa đĩa này vào khi có thông báo.
>>>Chèn công thức toán học
Đặt con nháy tại vị trí cần chèn, thực hiện cách chạy Microsoft Equation. Di chuyển chuột trên các nhóm công thức toán hỏctên thanh công cụ Equation vừa hiện ra để tìm công thức muốn tạo, bấm chọn công thức. Khi đó trang soạn thảo sẽ xuất hiện khung nhập công thức (có dạng Textbox), dùng các phím mũi tên lên xuống, sang trái, sang phải để di chuyển đến các vị trí trong công thức và nhập nội dung. Thực hiện chèn tiếp các công thức khác nếu chúng cùng nằm trong phần mềm này. Bấm chuột vào một vị trí bất kỳ trong vùng soạn thảo văn bản để kết thúc việc nhập công thức toán học.
-Sửa công thức
Bấm đúp chuột lên công thức đã chèn để thực hiện chỉnh sửa. Ở cửa sổ chèn công thức, bấm menu Style ; Other để thay đổi dạng font mặc định của công thức
-Định dạng cách hiển thị công thức
Vì khung chứa công thức có dạng như một Textbox nên việc định dạng hiển thị nó giống như định dạng hiển thị Textbox: Bấm chuột phải lên công thức, chọn Format Object. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Layout (hoặc một thẻ khác cần dùng) và chọn một dạng hiển thị. Sau thao tác này, bạn có thể bấm giữ chuột lên công thức và di chuyển đến vị trí cần dùng.
+Sửa lỗi chữ tự nhảy trong Word:
Bước 1: Vào ToolsOptions.
Bước 2 : Từ hộp thoại Option, chọn thẻ Edit và vào mục Settings.
Bước 3: Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically và nhấn Ok.
Nếu làm cách trên mà vẫn không được thì save lại, tắt word, tắt Unikey hay VietKey đi. Xong rồi mở lại word và Unikey hay Vietkey nhé. Nếu cũng không được nữa thì …dùng tuyệt chiêu cuối cùng là khởi động lại windows
+Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh
Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn bản.
Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản. Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản.
-Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn “Symbol...”.
- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt.
- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này.
- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.
- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”.
- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab “Symbols”.
- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô “Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa.
- Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.
+Tăng tốc độ xử lý:
Đôi lúc bạn nghĩ rằng Microsoft đã cố tình cấu hình sao cho Word xử lý mọi tác vụ thật chậm. Đừng lo, bạn hoàn toàn có thể thay đổi sự "ì ạch" này. Nhấn Tools -> Options và thực hiện những thay đổi sau để cải thiện tốc độ và dáng vẻ của Word. Với thẻ View, bỏ tùy chọn Animated text. Nếu đang sử dụng Word ở chế độ hiển thị Normal, chọn Wrap to window. Với thẻ General, bỏ tùy chọn Provide feedback with animation. Nếu đang làm việc cùng lúc với nhiều tài liệu, tăng giá trị của mục "Recently used file list" lên 9 (giá trị cao nhất). Nếu sử dụng Auto Shapes, bỏ tùy chọn Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes. Với thẻ Spelling & Grammar, bỏ tùy chọn Check grammar as you type, Check grammar with spelling và Check spelling as you type. Với thẻ Print, hãy bỏ tùy chọn Background printing. Sau đó, nhấn OK để kết thúc.
Ngoài ra, bạn nên tắt tất cả tính năng tự động thực hiện của Word. Ví dụ, chọn Tools -> AutoCorrect, và ở thẻ Autoformat As You Type, bỏ tất cả tùy chọn bên dưới mục Apply as you type và Automatically as you type.
+Khôi phục tài liệu:
Khi Word gặp sự cố, các tài liệu đang mở sẽ bị "xé vụn". Nhưng khi Word khởi động lại, trong nhiều trường hợp, tính năng Microsoft Office Application Recovery có thể cung cấp phiên bản được lưu lại gần đây nhất của tài liệu đó. Nếu tính năng này hoạt động, hãy kiểm tra cẩn thận nội dung và lưu lại tập tin này với một cái tên khác.
Ngược lại, bạn nên sử dụng tiện ích Windows Explore để tạo một bản sao cho tập tin này, sau đó chuyển sang Word và mở tập tin gốc bị hỏng, hãy nhấn chuột vào mũi tên thả xuống ở cạnh nút Open và chọn Open and Repair. Word sẽ cố gắng sửa tập tin này cho bạn.
+Tìm tập tin Word nhanh hơn bằng cách bổ sung các từ khóa mô tả thông qua hộp thoại Document Properties
Nếu bạn đã thiết lập Word tạo bản sao lưu, hãy tìm những tập tin có phần mở rộng là .wbk, hầu hết dữ liệu của bạn đều nằm ở đây. Nếu không, hãy mở tập tin bị hỏng bằng WordPad và cố gắng thu thập càng nhiều thông tin càng tốt.
+Tìm kiếm hiệu quả:
Việc tìm kiếm thông minh đòi hỏi các tài liệu phải được mô tả đầy đủ từ khóa (hay còn được gọi là siêu dữ liệu - metadata). Trước hết, hãy yêu cầu Word nhắc nhở bạn điền thông số vào hộp thoại Properties. Chọn Tools ; Options, nhấn thẻ Save, chọn Prompt for document properties. Từ đây trở đi, khi bạn lưu một tập tin, hộp thoại Properties sẽ xuất hiện để người dùng điền vào các siêu dữ liệu (để bổ sung dữ liệu này cho một tập tin có sẵn, bạn mở tập tin đó và chọn File ; Properties).
Ở thẻ Summary, nhập vào các thông tin cơ bản như Title, Subject, Keywords, Comment... Bạn cần bổ sung nhiều thông tin hơn? Nhấn vào thẻ Custom và chọn thuộc tính cần thiết từ trình đơn thả xuống (ví dụ Client hay Department). Ngoài ra, bạn còn có thể tạo thuộc tính mới bằng cách nhập tên vào hộp thoại Name và chọn Add.
Để tìm kiếm tài liệu, chọn File -> File Search. Ở mục Other Search Options ở bên phải màn hình, chọn ổ đĩa hay thư mục, loại tập tin..., sau đó nhấn nút Go để bắt đầu.
+Bảo mật dữ liệu:
Word có thể bảo vệ tài liệu của bạn ở một mức độ vừa phải. Chọn Tools -> Options, và nhấn vào thẻ Security. Để ngăn cản việc sửa đổi bất hợp pháp, gõ mật khẩu vào hộp thoại Password to modify; hoặc để hạn chế người dùng khác xem tập tin này, bạn gõ mật khẩu vào hộp thoại Password to open. Để cho phép chỉnh sửa, ví dụ điền vào biểu mẫu hay sử dụng tính năng ghi nhận sự thay đổi nội dung (track change), bạn nhấn vào nút Protect Documents và thực hiện các lựa chọn của mình.
Tuy nhiên, khả năng bảo mật của Word còn nhiều hạn chế. Do vậy, bạn hãy sử dụng tiện ích deskPDF Professional của Docudesk (30 USD, www.docudesk.com) để tạo tập tin PDF cho tài liệu Word của mình. Với cơ chế bảo mật 128 bit, tài liệu PDF này không cho phép người dùng khác xem, sao chép, cắt dán và thậm chí cả in ra giấy.
Sử dụng tính năng bảo mật riêng của Word để hạn chế người dùng khác "dòm ngó” tài liệu của bạn
+Biến word thành máy tính cá nhân:
Word cung cấp tính năng máy tính (calculator) bên trong trình đơn Tools. Chọn những con số bất cứ đâu trong tài liệu, và chỉ với một cú nhấn chuột, Word có thể thực hiện các phép tính như cộng, trừ, nhân, chia. Sau đó, bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím - để chèn kết quả thu được vào tài liệu. Word có thể xử lý các biểu thức như (5+5)*(3+3).
Để làm xuất hiện tính năng này, bạn chọn Tools -> Customize, sau đó nhấn vào thẻ Command, chọn Tools trong mục Categories ở bên trái. Ở khung cửa sổ bên phải, tìm mục Tools Calculate và kéo biểu tượng này lên thanh công cụ của Word. Từ đây, để sử dụng tính năng máy tính, bạn đánh dấu chọn các biểu thức cần tính toán và nhấn Tools Calculate, kết quả sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái của Word.
+Kết nối tài liệu:
Tập tin văn bản mà bạn đang soạn thảo có thể chứa đường dẫn (link) đến các bảng tính Excel, logo và thậm chí là những đoạn văn bản của một tài liệu Word khác. Tuy nhiên, nếu bạn đem tập tin này sang sử dụng trên một máy tính khác, những liên kết đó sẽ không còn giá trị.
>>>Cách khắc phục:
Khi chèn hình ảnh đồ họa, chọn Insert -> Picture -> From file, chọn tập tin, nhấn chuột vào mũi tên nhỏ ở bên phải nút Insert và chọn Insert and Link. Word sẽ tạo ra một bản sao của hình ảnh này để sử dụng khi tập tin liên kết không tồn tại; và khi tập tin này xuất hiện, liên kết sẽ được cập nhật.
Đối với các tập tin và các đối tượng khác, bạn có thể xóa liên kết hay mang tất cả tập tin theo. Để xóa liên kết, chọn Edit -> Links, chọn tất cả liên kết, nhấn nút Update Now, rồi nhấn Break Link. Để mang tất cả tập tin theo, bạn sử dụng hộp thoại Links để xem tập tin nào cần thiết, sau đó chép chúng vào một thư mục trên máy tính cần sử dụng. Tiếp đến, trong hộp thoại Links, nhấn Change Source để thay đổi đường dẫn cho mỗi tập tin nguồn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tiện ích Word Hyperlink Checker để tìm và xóa hẳn những liên kết không còn tồn tại.
+Xuống hàng khi dùng định dạng ký tự đặc biệt
Sau khi dùng định dạng ký tự đặc biệt ở đầu hàng.Nếu bấm Enter thì hàng mới cúng sẽ bắt đầu bằng một ký tự như ở hàng trên hoặc số thứ tự tiếp theo hàng trên.Nếu cần thêm hàng mới thuộc nhóm đã có ta bấm 2 phím Shift+Enter
+Khắc phục nhanh tính năng tự động của Word
Trong Word sau dấu gạch đầu hàng thứ nhấtn nếu bạn gõ dấu gạch đầu hàng thứ hai thì Word tự động chuyển hai hàng nầy về kiểu định dạng đầu hàng (chữ thụt vào), hoặc một số chữ tự động chuyển sang chữ hoa…Bấm hai phím Ctrl+Z để trở về nguyên dạng đã thực hiện
+Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược nhau.
Trong trường hợp tài liệu của bạn có rất nhiều trang văn bản và bạn muốn in 2 trang văn bản vào 2 mặt tờ giấy. Khi đóng gáy tài liệu thành quyển thì lề của cả quyển sẽ không bị to nhỏ lệch nhau. Lấy ví dụ trang văn bản đặt lề là:
- Top: 1.5 cm
- Bottom: 1.5 cm
- Left: 2.5 cm
- Right: 1.5 cm
1. Vào File Page Setup…
2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:
Hãy đánh dấu  Mirror margins – Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược nhau. (Nó không khác gì khi bạn goi gương.)
3. Kết quả là trang văn bản của bạn sẽ có lề như sau:
Trang 1 có lề:
Top: 1.5 cm
Bottom: 1.5 cm
Left: 2.5 cm
Right: 1.5 cm Trang 2 có lề:
Top: 1.5 cm
Bottom: 1.5 cm
Left: 1.5 cm
Right: 2.5 cm
+In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy.
1. Vào File Page Setup…
2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:
Bạn hãy đánh dấu lựa chọn  2 pages per sheet – In 2 trang trên cùng 1 sheet.
3. Sau đó bạn in bình thường.
4. Kết quả in sẽ gộp 2 trang trên màn hình word vào 1 mặt giấy đặt dọc:
Với cách làm này thực chất vẫn chưa đem lại lợi ích gì cho bạn.
+In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy (quay ngang & áp dụng cho Office 2003)
1. Vào File / Page Setup…
2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:
Bạn hãy lựa chọn Book fold
3. Sau đó bạn in bình thường.
4. Kết quả in sẽ gộp 2 trang trên màn hình word vào 1 mặt giấy đặt ngang (Bạn có thể đóng thành sách vì ở giữa 2 trang có khoảng cách làm chỗ đóng gáy sách):
+In nhiều trang văn bản trên cùng một mặt giấy.
1. Bạn vẫn soạn thảo văn bản bình thường,
2. Vào File / Print (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + P): Bắt đầu in tài liệu
3. Xuất hiện hộp thoại Print:
Trong hộp thoại này, bạn cần chọn ở mục Pages per sheet – In n trang vào cùng một mặt giấy (n =1, 2, 4, 6, 8, 16 trang). Trên hình minh họa là: In 4 trang trên cùng 1 mặt giấy.
4. Kết quả bạn sẽ in được nhiều trang trên cùng 1 tờ giấy như sau:
Với cách làm này bạn có thể in được tối đa 16 trang văn bản trên cùng 1 mặt giấy và tất nhiên kích thước chữ sẽ bị nhỏ lại.
+Thủ thuật gộp nhiều file văn bản vào một
Bạn đang cần kết hợp nhiều file văn bản để tiện sử dụng? Cách đơn giản nhưng tốn nhiều thời gian nhất đó là đọc và sao chép nội dung từng file. Tuy nhiên, có 1 cách đơn giản và hiệu quả hơn, đó là sử dụng TXTCollector.
-Đôi lúc, công việc yêu cầu ta kết hợp nhiều file văn bản nhỏ thành một. Chẳng hạn bạn nhận được một CD chứa hàng trăm file văn bản, nằm trong những thư mục khác nhau, nhưng bạn lại cần kết hợp chúng trong một file để nhập số liệu vào Excel, hoặc khi có nhiều file log nhật kí của server, nhật kí sử dụng máy tính v.v.. cần gộp chung lại để quản lý. Đó là lúc bạn cần đến sự giúp đỡ miễn phí của TXT Collector. Phần mềm cho phép bạn kết hợp nhiều file văn bản với nhau thành 1 file duy nhất, hỗ trợ nhiều định dạng văn bản khác nhau.
-Tại giao diện chính, kích vào Browse Folders và chọn thư mục chứa các file văn bản cần hợp nhất. Sau đó lựa chọn các định dạng file của các văn bản bạn cần kết hợp. Mặc định, TXTCollector sẽ tìm tất cả các file có đuôi TXT có trong thư mục đã chọn, tuy nhiên, bạn có thể chọn từ danh sách và kết hợp các file có định dạng như CSV, HTM, LOG, XML, INI, v.v thành một file chung.
Đánh dấu vào mục Include subfolders nếu bạn muốn TXTCollector kiểm tra mỗi thư mục con trong thư mục chính. Phần mềm sẽ đưa chi bạn chính xác số lượng file có định dạng đã chọn mà nó tìm thấy trong thư mục
-Tiếp theo bạn có thể lựa chọn kiểu separator. Separator là 1 dãy kí tự sẽ xuất hiện giữa mỗi file khi kết hợp. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng nhận ra nội dung nào thuộc file nào sau khi kết hợp tất cả làm 1.
Theo mặc định, chương trình sẽ đặt tên thư mục, tên file và các separator giữa mỗi file. Nếu bạn muốn kết hợp các file liên tục không có sự gián đoạn nữa chừng, thì đánh dấu vào tùy chọn No Separator, No Filename, No Carriage Returns và cuối cùng đánh dấu vào mục Add space Char nếu muốn phân biệt nội dung giữa các file bằng các khoảng trắng.
-Ngoài ra, chúng ta có thể thêm vào hay bỏ đi các định dạng văn bản mà chương trình hỗ trợ. Để làm việc này, kích vào đường link ở phía dưới có tên Extensions and Separators, 1 thư mục với 2 file extensions.txt và separators.txt sẽ hiện ra. Mở file extensions.txt để thêm vào các định dạng văn bản. Mặc định, TXTCollector chưa hỗ trợ định dạng doc của file Microsft Word, do vậy bạn có thể thêm vào định dạng doc tại đây. Chú ý rằng TXTCollector chỉ xử lý những file văn bản, vì thế nó không thể kểt hợp nhiều file có phần đuôi mở rộng không phải của file văn bản. Tương tự bạn chỉnh sửa file seperators.txt để thêm vào các kiểu Separator.
-Cuối cùng, click vào Combine All Files, chọn vị trí và lưu file sau khi kết hợp. File sau khi kết hợp sẽ có định dạng .txt, do vậy, để phù hợp với kiểu định dạng của các file gốc, lúc đặt tên file, bạn đặt kèm theo cả định dạng của file.
-Chương trình cho phép kết hợp tối đa 32.765 file cùng một lúc, quá đủ cho người dùng thông thường nhưng chưa chắc đủ cho các file nhật kí của máy tính. Hi vọng chương trình sẽ giúp tiêu tốn ít thời gian và giúp công việc của bạn hiệu quả hơn.
+Thay đổi chức năng của phím Insert trong Word
-Mặc định trong MS Word, phím Insert có chức năng là bật, tắt chế độ ghi đè ký tự. Tuy nhiên, cơ chế này thường ít được sử dụng và đôi khi gây "khó chịu" cho người dùng. Bạn có thể bỏ đi chức năng này của phím Insert và tạo cho nó chức năng mới là "dán dữ liệu" bằng cách:
-Trong cửa sổ Word, chọn Tools > chọn Options... rồi tron thẻ Edit, đánh dấu chọn Use the INS key for paste và bấm OK để kết thúc.
-Từ bây giờ, khi bạn copy dữ liệu (Ctrl + C) thay vì bấm nút Paste (hoặc Ctrl + V) để dán dữ liệu, bạn có thể bấm nhanh phím Insert trên bàn phím.
+Làm con trỏ chuột quay về vị trí cũ:
Những ai đã từng phải thao tác với file văn bản có hàng chục trang hẳn đã thấm thía “nỗi đau” khi phải dò tìm sửa chữa ở những trang khác nhau.
Ví dụ: Bạn đang sửa chữa một câu ở trang 17 thì đột nhiên muốn xem lại vài dòng ở trang 1. Quay lại trang 1 chỉ là chuyện nhỏ, nhưng sau đó để tiếp tục công việc ở trang 17 thì phải làm sao đây? Thật ra, bạn chỉ cần nhấn Shift + F5 là con trỏ chuột sẽ tự động nhảy về đúng vị trí cũ mà bạn đang thao tác lúc nãy. Đặc biệt, sau khi lưu và đóng file thì ở lần mở sau, con trỏ chuột sẽ vẫn nằm ở trang đầu.
Hiện toàn bộ thanh công cụ:
vào tools=> customize=> options=> rồi đánh dấu các mục “Show standard and formatting toolbars on two rows ” và “Always show full menus”, tiếp theo nhấn nút Close.
+Loại bỏ chức năng Drawing Canvas
-Nếu đang sử dụng những phiên bản Word mới, hẳn bạn đã từng nếm trải sự bực bội khi cần chèn hình vẽ vì chức năng Drawing Canvas mặc định. Bạn phải vẽ hình, rồi kéo nó ra khỏi canvas để bước tiếp theo có thể xóa canvas đi mà không ảnh hưởng đến hình vẽ. Thật phí thời gian! Thủ thuật sau sẽ giúp bạn loại bỏ sự phiền phức này. Bạn hãy vào Tools > Options > General, xóa dấu kiểm trước tùy chọn Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes rồi nhấn OK (hình 1).
+Di chuyển text
Ngoài việc giúp bạn đổi tên file, phím F2 còn có một công dụng khác mà ít ai ngờ tới là giúp bạn di chuyển nhanh text trong Word. Bạn hãy chọn đoạn text cần di chuyển, nhấn F2, dùng phím mũi tên để di chuyển đến vị trí mới rồi nhấn Enter. A lê hấp, đoạn văn đó đã “đi đến nơi về đến chốn” rồi! Để thoát khỏi chức năng này, bạn chỉ cần nhấn Esc.
+Tìm và thay thế những ký tự đặc biệt
=Chức năng Find and Replace của MS Word đã quá quen thuộc rồi nhưng chắc hẳn bạn chỉ mới tận dụng nó để tìm kiếm chữ thông thường. Vẫn còn một khả năng còn ẩn giấu, đó là tìm kiếm những ký tự không hiển thị khi in như khoảng cách giữa các chữ hay các đoạn. Bạn hãy mở cửa sổ Find and Replace bằng cách vào Edit > Find hoặc Replace. Sau đó nhấp chuột vào nút More > Special. Các ký tự đặc biệt đã được liệt kê đầy đủ ở đây nên bạn chỉ cần chọn cái cần tìm hoặc thay thế là xong (hình 2).
+Mục lục trong Word
sau khi bạn hoàn thành soạn thảo và sắp xếp các đề mục chính, cần thực hiện như sau:
Bạn vào Menu -> Format -> Style & Formatting. Mục Style & Formatting sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình soạn thảo. Bước tiếp theo, bạn đánh dấu các đề mục theo thứ tự cấp tương ứng với Heading 1, 2, 3…,
Ví dụ: các mục I,II,III... chọn Heading 1; Các mục 1,2,3 chọn Heading 2.....
Bấm chuột vào nơi cần thể hiện mục lục.
Tại Menu, bạn chọn Insert -> Reference -> Index & Table, rồi chọn tab Table of Content và bấm OK để kết thúc.
Vậy là bạn đã thực hiện được 1 Mục lục tự đồng rồi.
+Copy văn bản và ảnh nhanh từ mạng vào word
=Lướt Web và lấy dữ liệu từ mạng về đã trở thành công việc quen thuộc của mỗi cư dân trên mạng. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng cáp copy văn bản và hình ảnh thông thường về Word thì việc làm này tương đối mất nhiều thời gian, trong nhiều trường hợp, nếu dữ liệu lớn, máy tính của bạn có thể bị treo. Để rút ngắn thời gian, bạn nên thực hiện các bước sau: Trước hết bạn copy văn bản hoặc ảnh từ trên mạng, sau đó mở một trang Word mới. Tại trang này, vào mục Edit, chọn Past Special. Nếu dữ liệu cần copy là dạng text bạn vào mục Past Special, chọn mục “Unformatted Text” hoặc “Formatted Text” hoặc “Unformatted Unicode Text”. Ngược lại, khi dữ liệu cần copy là dạng ảnh bạn vào Paste Special, chọn mục “Device Independent Bitmap” để tăng tốc độ copy ảnh cũng như giảm dung lượng của file..
+Bảo mật thông tin trong Word
=Đôi khi, bạn muốn lưu một số thông tin riêng của mình tại máy tính cơ quan mà không muốn ai đọc được. File word này của bạn có thể được bảo mật cao và không ai có truy cập vào được nếu như bạn chọn công cụ sau. Bạn nvào mục Tools \ Options\ Security.
Trong mục chọn mật khẩu đở mở file “Password to Open” bạn nhận mật khẩu tuỳ chọn. Bạn có thể chọn kiểu chữ nhập vào ô “Password to Open” bằng cách nhấn chuột vào nút “Advanced” và tiến hành chọn kiểu chữ thích hợp. Sau đó, bạn chuyển đến mục mật khẩu dùng để sửa đổi văn bản “Password to modify” bạn nhập mẩu khẩu vào. Cuối cùng bạn nhấn nút OK để kết thúc thao tác.
Ngoài ra để có thêm tính năng bảo mật văn bạn, bạn vào Tools \ Protect Document. Tại cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn. Track changes (ngăn không cho thay đổi Track Changes, mọi thay đổi sẽ được lưu lại và Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (cho phép người đọc đóng góp ý kiến nhưng không có quyền thay đổi văn bản) và Form (chỉ cho phép thay đổi những văn bản không được bảo vệ trong Form).
+Bỏ những “bóng ma” dưới văn bản:
Những bóng ma đó ko pải lỗi do anh Word nhà mình đâu ~_~ mà do đó là tính năng kiểm tra chính tả tiếng anh đó. Nếu bạn thuần tuý là người VN và đang đánh chữ việt thì vào menu tool=> option=> trong option nhấp bỏ mục spelling&grammar rồi xóa dấu chọn hai mục “check spelling as you type” và “check grammar as you type” xong OK
+Khắc phục một số rắc rối thường gặp trong MS Word
1. Khi bạn chèn các hình vẽ trong mục AutoShape trên thanh công cụ Draw thì xuất hiện đường viền rất to làm che mất văn bẩn. Bạn hãy khắc phục bằng cách mở menu Tools > Options; tại thẻ General, bạn bỏ chọn mục Automatic create drawing canvas when inserting AutoShape.
2. Mỗi khi thực hiện thao tác copy/cut rồi paste thì xuất hiện nút Paste Options xuất hiện gây cản trở công việc. Bạn mở menu Tools > Options; tại thẻ Edit, bỏ chọn mục Show Paste Options Buttons.
3. Khi bạn soạn thảo văn bản thì xuất hiện các đường gạch chân màu xanh hoặc đỏ ngoằn ngoèo gây khó chịu và mất thẩm mỹ. Bạn khắc phục bằng cách mở menu Tools > Options; tại thẻ Spelling& Grammar, bạn bỏ chọn mục Check Spelling As you type và mục Check Grammar as you type.
4. Khi thanh cuộn ngang và dọc biến mất, bạn mở menu Tools > Options; tại thẻ View > chọn Hozirontal scroll bar và Vertical scroll bar để chúng xuất hiện trở lại.
5. Chèn hình ảnh vào văn bản nhưng bạn không thấy hình đâu, chỉ thấy có cái khung trống. Hãy mở menu Tools > Options; tại thẻ View, bạn bỏ chọn Pictures placeholders.
6. Các thước kẻ ngang và dọc biến mất, bạn mở View > chọn Ruler.
7. Bôi đen văn bản để chép đè hoặc bấm phím BackSpace để xóa đi nhưng không được. Hãy mở menu Tools > Options; tại thẻ Edit > chọn mục Typing replaces selection.
8. Trong khi gõ văn bản thì các ký tự phía sau bị xóa hết. Bạn mở menu Tools > Options; tại thẻ Edit, bạn bỏ chọn mục Overtype mode.
9. MS Word không tự động viết hoa chữ cái đầu câu. Hãy mở menu Tools > Autocorrect Options; tại thẻ Autocorrect, bạn chọn mục Apitalize first letter of sentences.
10. Bạn không thể thực hiện kéo-thả các đoạn văn bản. Mở menu Tool > Options; tại thẻ Edit > chọn mục Drag-and-drop text editing.
11. Trang văn bản đột nhiên xuất hiện đường biên giới hạn vùng làm việc. Mở menu Tools > Options; tại thẻ View, bạn bỏ chọn mục Text Boundaries.
12. Bạn không thể sử dụng bất kỳ phím tắt nào trong MS Word. Khắc phục bằng cách mở menu Tools > Customize. Trong cửa sổ hiện ra, bạn chọn thẻ Options > nhấn vào nút Keyboard… > nhấn Reset All… rồi nhấn OK.
13. Máy in không làm việc dù đã cài đặt đúng các thông số cho máy in và MS Word. Bạn thử khắc phục bằng cách mở menu Start > Control Panel > Administrative Tools > Services. Bạn tìm và nhấn đúp vào mục Print Spooler > General; mục Startup type > chọn Automatic rồi bấm nút Start.
14. Bạn thực hiện các phép toán trên bảng biểu trong MS Word thì xuất hiện thông báo “Invalid character setting”. Khắc phục: Bạn mở menu Start > Control Panel > Regional and Language Options; trong cửa sổ hiện ra, bạn chọn thẻ Regional Options. Tại trường Standards and formats, bạn bấm vào mũi tên xổ xuống > chọn English (United States) rồi nhấn OK.
15. Nếu không may chương trình MS Word bị hư, bạn khoan hãy cài lại MS Word. Hãy bỏ đĩa cài đặt bộ Office vào, khởi động Word rồi mở Help > Detect and Repair, đánh dấu chọn cả hai mục trong cửa sổ hiện ra và nhấn Start.
+Phím tắt chèn ngày và giờ trong Word
Để chèn ngày hiện hành vào nội dung văn bản, bạn nhấn Alt - Shift - D và chèn giờ hiện hành vào nội dung văn bản bạn nhấn Alt -Shift - T.
+Chọn văn bản trong MS Word
Trong MS Word, khi thực hiện các thao tác xóa, dời, copy một khối văn bản, bạn luôn phải chọn khối văn bản đó trước…
+Chọn khối văn bản bất kỳ:
Bấm, giữ và kéo chuột để chọn.
- Để dấu nháy ở đầu khối văn bản, giữ phím Shift rồi dùng phím mũi tên phải, trái, lên, xuống, hoặc các phím Home, End, Page Up, Page Down để chọn văn bản theo các hướng di chuyển.
- Ấn Shift-Ctrl-phím mũi tên trái/phải sẽ chọn từ vị trí dấu nháy đến đầu/cuối một từ.
- Ấn Shift-Ctrl-phím mũi tên lên/xuống sẽ chọn từ vị trí dấu nháy đến đầu/cuối một đoạn văn.
- Ấn Shift-Ctrl- Home/End sẽ chọn từ vị trí dấu nháy đến đầu/cuối tài liệu.
- Ấn Shift-Ctrl-Alt-Page Up/Page Down sẽ chọn từ vị trí dấu nháy đến đầu/cuối khối văn bản hiển thị trên màn hình.
Để dấu nháy ở đầu khối văn bản, giữ phím Shift rồi ấn chuột ở cuối khối văn bản. Khối văn bản sẽ được chọn.
Lưu ý: Nếu không muốn phải giữ phím Shift khi lựa chọn, bạn ấn F8 để bật chế độ lựa chọn rồi áp dụng các cách lựa chọn trên (dĩ nhiên là không cần giữ phím Shift). Ấn Esc để tắt chế độ lựa chọn.
Chọn khối văn bản đặc biệt:
Chọn từ: Ấn đúp chuột lên từ cần chọn.
Chọn câu: Giữ phím Ctrl rồi ấn chuột ở vị trí bất kỳ trong câu.
Chọn một hàng: Để chuột ngoài lề trái, ấn chuột ở vị trí hàng cần chọn.
Chọn đoạn văn: Ấn chuột ba lần liên tục ở vị trí bất kỳ trong đoạn văn.
Chọn toàn bộ tài liệu: Ấn Ctrl - A hoặc chọn menu Edit > Select All.
+Chọn bằng phím F8:
Ấn F8 hai lần sẽ chọn từ ở vị trí dấu nháy, ấn lần 3 sẽ chọn câu, ấn lần 4 sẽ chọn đoạn văn và ấn lần 5 sẽ chọn toàn bộ tài liệu. Ấn ESC để thoát việc chọn bằng phím F8.
+Chọn văn bản theo chiều dọc:
Giữ phím Alt, bấm và kéo chuột ngang rồi dọc. Hoặc giữ Shift-Alt rồi ấn chuột, đoạn văn bản giữa dấu nháy và vị trí ấn chuột sẽ được chọn. Để khỏi phải giữ Shift-Alt, bạn ấn Shift-Ctrl-F8 (để bật chế độ chọn theo chiều dọc) rồi dùng phím mũi tên hoặc chuột để chọn văn bản. Ấn ESC để thoát chế độ này.
+Chọn nhiều khối văn bản ở các vị trí khác nhau (chỉ có ở Word XP)
Vừa ấn giữ phím Ctrl vừa chọn từng khối văn bản (theo các cách ở trên).
Lưu ý: Khi đang chọn một khối văn bản, nếu bạn lỡ tay ấn một phím ký tự nào đó làm khối văn bản này bị xóa mất, bạn hãy bình tĩnh ấn Ctrl-Z hoặc vào menu Edit > Undo để phục hồi.